5 strumenti per migliorare la comunicazione interna aziendale

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Ogni giorno nelle aziende di medie e grandi dimensioni si assiste ad un’ingente perdita di informazioni, perché siamo abituati a condividere le nostre conoscenze solo quando strettamente richiesto e solo con le persone direttamente interessate.

Prendiamo l’esempio di un team di Product Manager locali e centrali dislocati in tutte le sedi aziendali sparse per l’Europa. Queste persone interagiscono prevalentemente con un flusso CENTRALE –> LOCALE e LOCALE –>CENTRALE, mentre lo scambio di informazioni LOCALE –> LOCALE è molto limitato, sovraccaricando così lo staff centrale che dovrà porsi come “messaggero” tra i diversi Paesi.

L’obiettivo dello staff centrale è quindi quello di evitare il più possibile di perdere tempo a ripetere le informazioni che interessano gli staff locali, e promuovere la collaborazione diretta tra i Paesi, ove possibile.

Ma quali sono i tool che l’azienda ha a disposizione per aiutare i team a collaborare?

1)      E-MAIL: la classica, buona, vecchia e-mail, con la quale tutti gli impiegati hanno un rapporto di amore-odio: se ti arrivano troppe mail non ce la fai a stargli dietro, se te ne arrivano troppo poche, inizi a preoccuparti! Il problema delle mail è che, essendo uno strumento tradizionale di comunicazione uno-a-uno/ uno-a-molti, non permette una collaborazione interattiva “molti-a-molti”. Un punto a favore delle mail però è che tutti, volenti o nolenti, le leggono, quindi il messaggio prima o poi arriva a destinazione. VOTO: 6-

2)      INTRANET AZIENDALE: teoricamente sarebbe un buon tool per collaborare, perché integra il sistema gestionale, il database e tutte quelle informazioni di carattere generale. Il problema è che molto spesso viene ignorato dalle persone come strumento di collaborazione, perché è considerato più che altro come uno spazio riservato alle comunicazioni “dall’alto”. VOTO: 7

3)      SKYPE: con Skype è possibile collaborare attraverso le call di gruppo e, a differenza delle classiche conference call, c’è la possibilità di vedersi faccia a faccia: questo darebbe l’illusione di un contatto più umano, che spesso manca in aziende con sedi sparse in diversi Paesi. Il problema è che in alcuni Paesi, soprattutto dell’Est Europa, si fa ancora fatica ad avere una connessione decente e quindi provare ad usare le video call sarebbe solo una perdita di tempo. VOTO: 6–

4)      FACEBOOK GROUPS: Facebook permette di condividere informazioni e files all’interno di un ambiente privato (settando il gruppo come privato…ma siamo sicuri che lo sia veramente?). Il problema principale è che Facebook viene visto dall’azienda come uno strumento per perdere tempo, non per lavorare! VOTO: 5

5)      YAMMER: Yammer ha più o meno la stessa interfaccia grafica di Facebook, ma è pensato proprio per la collaborazione intra-aziendale. Ci si iscrive con la email aziendale e automaticamente si entra nel network aziendale, costituito da tutte le persone che hanno inserito la mail con lo stesso dominio aziendale. Il principale ostacolo è convincere le persone ad iscriversi ad un altro servizio e soprattutto convincerle ad usarlo! VOTO: 6+

Insomma, alla fine conviene puntare sulla intranet aziendale, che è un tool già a disposizione di tutti.. la sfida adesso sta “solo” nel promuoverne l’utilizzo!

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